Автоматизация документооборота: секреты грамотного выбора системы

10 июня 2015 г.
Автоматизация документооборота: секреты грамотного выбора системы

Любая автоматизация документооборота, всех уровней сложности и масштабности, характеризуется целым рядом параметров, которые непременно стоит учесть, определяясь с ее выбором. Они, несомненно, опираются на жесткие реальные требования каждого предприятия, его ожиданий от подобной внедренческой работы. И, разумеется, к выбору систем автоматизации документооборота следует подходить именно с таких позиций. При этом важно помнить, что такая система своей целью должна иметь не только оправдание ожиданий, но и финансовую окупаемость инвестиций, что для любого бизнеса жизненно важно. Если же опускать эти моменты, в результате может оказаться, что выбранная система отличается детерминированной логикой, не поддерживает необходимые объемы данных, не соответствует возложенному функционалу либо же имеет явные проблемы в области безопасности.

Автоматизация документооборота: секреты грамотного выбора системы

Формулировка требований

Автоматизация документооборота должна максимально полноценно удовлетворять клиентскую потребность, и чтобы выявить эти конкретные требования следует тщательно проанализировать деятельность в целом, выявить ее основные, связанные с документацией сегменты, и уже на этом основании вести переговоры с разработчиками или поставщиками решений на предмет их удовлетворения. Требования следует четко разграничивать по тем, которые непосредственно касаются ПО, а также тем, которые в целом затрагивают бизнес-процессы. В разделе бизнес-требований следует выделять критерии для хранилища данных, пользователей, процедурные моменты в отношении бизнес-логики и непосредственной обработки документации. Программные требования к методам автоматизации документооборота должны в целом описывать понятия насущного удобства, ресурсной обеспеченности, наличия сопровождения.

Вопросы безопасности

Система автоматизации документооборота должна полностью соответствовать политике безопасности и корпоративной культуре внутренних и внешних бизнес-процессов. По этой причине одним из ее краеугольных моментов является идентификация пользователя, на основании которой и строится его работа в системе. Идентификация, как таковая включает в себя два направления: авторизацию и аутентификацию. Первая занимается разграничением прав доступа, а вторая занимается подтверждением личности пользователя. Эти моменты крайне важны, так как, особенно в крупных организациях, использовать автоматизацию документооборота может огромное количество людей.

Скачать CRM демо



Комментарии

  • Арина (2016-01-13 10:48:04) Нам порекомендовали http://www.docsvision.com/products/deloproizvodstvo-i-arhiv/ и теперь делопроизводство у нас полностью автоматизировано.

Добавить комментарий



Похожие статьи

  • Секреты успешного выбора домена Секреты успешного выбора домена
    Прежде чем создавать сайт или интернет магазин, каждый владелец бизнеса должен продумать его название, а точнее - доменное имя. Очень важно подойти к этому вопросу крайне серьезно. Доменное имя – это не просто адрес сайта в сети. Домен – это область иерархичного пространства доменных имен всемирной паутины, которая обозначается уникальным именем.
  • Автоматизация программы лояльности «КОСМО»: немного похоже на чудо. Автоматизация программы лояльности «КОСМО»: немного похоже на чудо.
    Компания ООО «СУМАТРА-ЛТД», ТМ «КОСМО», была основана в 1994 году; сейчас «КОСМО» - это национальная сеть магазинов здоровья и красоты в 27 городах, в 12 областях Украины и более миллиона постоянных покупателей.
  • Okdesk и автоматизация приема заявок клиентов Okdesk и автоматизация приема заявок клиентов
    Используя программный комплекс Okdesk можно существенно снизить расходы и временные затраты на обработку заявок, поступающих в компанию от любого количества клиентов и заказчиков.
  • Автоматизация процессов общения с клиентом с сервисом SendPulse Автоматизация процессов общения с клиентом с сервисом SendPulse
    Каждый процесс работы с клиентом должен быть максимально автоматизирован. Это позволит существенно сэкономить временные и финансовые ресурсы предпринимателя.
  • Терминалы сбора данных - автоматизация торговли в магазинах Терминалы сбора данных - автоматизация торговли в магазинах
    Для осуществления эффективного управления товарооборотом существуют мобильные терминалы сбора данных, которые позволяют собирать данные посредством считывания необходимой информации со штрих кодов и ввода ее вручную с клавиатуры или при помощи сенсорного дисплея. Торговые точки, склады и другие организации, которые ведут учет товарооборота и чья функциональность сопряжена с проведением различных торговых операций, благодаря этому уникальному изделию существенно повышают скорость работы.
  • Автоматизация торговли Автоматизация торговли
    Повысить скорость работы персонала, создать максимально комфортные условия для покупателей, ведение учета и контроль товара – все это и многое другое помогает автоматизация розничного магазина. Сегодня решение такого вопроса лучше доверить профессионалам, они не только подберут и установят торговое оборудование и программное обеспечение, а и проведут консультационные или обучающие уроки для персонала. Теперь осуществлять контроль товара и работников можно на качественном уровне.
  • Поиск коммуникационного агентства: принципы грамотного клиента Поиск коммуникационного агентства: принципы грамотного клиента

    Успех развития компании начинается с грамотного выбора инструментария ее продвижения. Конечно, нередки случаи, когда с разработкой маркетинговой, PR стратегии и рекламной тактики вполне успешно справлялись сами работники новой организации из департамента рекламы и маркетинга. Тем не менее, их присутствие в штате еще не гарантирует, что развиваться их работодатель будет запланированными темпами. И закрывать глаза на недостаток эффективности их работы нельзя: если результаты не соответствуют плану, нужно привлекать профессиональное коммуникационное агентство, пока его сотрудники еще могут поправить положение.

  • Первые шаги в новой системе документооборота Первые шаги в новой системе документооборота
    После того как был внедрен в систему организации интранет, необходимо его запускать в работу. Тут многое зависит от заинтересованности ваших сотрудников в использовании новой системы, регулирующей делопроизводство. Становится очевидным, что без искреннего интереса работников к этапу модификации процессов новый документооборот сойдет на нет. Что же тогда делать?
  • Системы электронного документооборота в электронной торговле Системы электронного документооборота в электронной торговле
    В течение последних 10-ти лет электронный документооборот занял значительное место в разных сферах деятельности: концепция использования электронных файлов для хранения и обмена данными, электронная отчетность, электронная коммерция широко используются для взаимодействия между физическими и юридическими лицами.
  • Секреты выбора пружин для переплетных работ Секреты выбора пружин для переплетных работ
    Перед выбором производителя пружин для переплета, в первую очередь, необходимо понять на каком оборудовании будут производиться переплетные работы. От этого напрямую зависит какие требования предъявить к гребенке.

Твои Объявления