УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКАХ И ПОЛЬЗА ОТ НИХ

Информация о выставках

Есть много отраслевых газет, которые заранее сообщают о выставках. Подробнейшую информацию можно найти в справочнике "Exhibition Bulletin". Другими изданиями, которые сообщают о выставках, является "British Rate and Data", "Confеrences and Exhibitions International", "Sales and Marketing Management" и "Overseas Trade".

О чем надо подумать

Перед тем как зарезервировать место на выставке, следует подумать о следующем:

1. Организаторы, ответственная ли фирма, которая организовывает выставку? Является ли она членом Ассоциации организаторов выставок? Имеет опыт организации подобных мероприятий?

2. Дата. Когда проходит выставка, является ли эта дата удобной и не совпадает ли она по времени с каким-либо другим мероприятием?

3. Место. Является ли место выставки удачным, привлечет ли оно соответствующую аудиторию? "Соответствующая аудитория" означает, что выставку посетят именно те люди, на которых она была рассчитана.

4. Цена площади. Плата берется за каждый квадратный метр, стоит уточнить может существуют экономичные схемы оплаты?

5. Оборудование. Есть ли там необходимое оборудование: телефон, вода, газ, электричество и т.д.?

6. Реклама. Каким образом выставка будет привлекать посетителей?

7. Сборку и разборку. Будет ли у участников время, необходимое для застройки стендов перед выставкой и разборки их после ее окончания? Конечно, если Вы решили использовать мобильные выставочные стенды, у Вас не будет проблем со временем.

8. Связи с общественностью. Имеет выставка пресс-службу и возможности для работы с прессой?

Об этом аспекте выставочной деятельности забывают во время организации многих выставок. Сотрудничество с пресс-службой выставки, начинается за несколько месяцев до ее открытия, дает весьма ощутимые результаты. Участие в выставке может привлечь внимание прессы, радио и телевидения, то есть обеспечить дополнительную бесплатную рекламу. Сотни журналистов бродят выставками в поисках интересных историй и удачных снимков. Чемоданов с собой они не таскают и поэтому выбросят громоздкий пресс-пакет с ненужным им материалом.

Комнату для прессы следует обеспечивать лишь простыми пресс-релизами, желательно объемом в одну страницу. Пресс-релиз должен содержать только ту информацию, которую журналисты смогут использовать. На фотографиях должны быть подписи. Рекламную литературу не следует приносить в комнату прессы, разве что журналисты сами об этом попросят.

Прием для прессы можно устроить и у стенда, однако, как правило, организация выставки предусматривает специальный день для прессы, когда выставка открыта только для журналистов.

9. Сопутствующие события. Предусматриваются какие-либо сопутствующие мероприятия типа конференции, демонстрации видеоматериалов и т.д.?

10. Является ли участие в выставке целесообразным? Оправданы ли затраты на дизайн и изготовление стендов, оплату места, печать рекламной литературы, развлечения гостей (особенно это касается отраслевых выставок) и отрыв сотрудников от их постоянной работы? Имеет ли компания что-то новое, что стоит показать, есть ли необходимость встретиться с дистрибьюторами и / или клиентами, есть ли необходимость посоревноваться на выставке с конкурентами? Какую пользу планирует компания иметь от потраченных денег: укрепление образа компании, увеличение объемов продаж, привлечение новых агентов или дистрибьюторов?
В своей очень полезной книге "Выставки и конференции от А до Я" (Exhibitions and Conferences from A to Z. Modina Press) Сэм Блэк (Sam Black) выражает такую мысль:

Выставки посещают люди, которые хотят увидеть реальные предметы. Фотографии, диаграммы и иллюстрации играют важную роль в распространении технической и общей информации, но они должны быть только дополнением к экспонатам, сделанных в трех измерениях. Люди прочитают длинный текст на стенде при условии, что он содержит пояснения к экспонату, который привлек их внимание. Мало кто читает отдельные панели с текстами.

Оценка результативности

Оценка количества и "качества" посетителей является сложным делом и зависит от типа выставки. Например, если выставка посвященная домашнему хозяйству или отдыху, то особую ценность имеет семейная аудитория. С другой стороны, на индустриальной выставке, которую посещают только деловые люди, имеет значениеят должность и право принимать решение о покупке.

Несколько лет назад была введена система оценки результативности, но она требовала много информации, которой некоторые участники выставок не желали делиться. Следующая схема оказалась слишком примитивной. В 1993 г. Бюро по контролю за тиражами ввело стандартный единственный метод проверки результативности и специальную награду "Сертификат Посещение" (Certificate of Attendance - СОА). Это - результат двухлетней работы с участием представителей всех заинтересованных сторон.