Особенности осуществления различных типов закупок

21 февраля 2012 г.

Важным элементом осуществления закупок является определение предмета закупок. Расходы в рамках осуществления закупок можно условно разделить на следующие группы:

o Программы и расходы, присущи только одной отрасли;

o Программы и расходы одного типа для многих отраслей в рамках одного бюджета;

o Программы и расходы одного типа для главных распорядителей бюджетных средств и статей затрат коммунальных предприятий;

o Программы и расходы, которые являются общими для бюджетов нескольких соседних общин;

o Программы и расходы, которые лучше разделить на несколько частей, которые станут объектами отдельных закупок.

Маркировка осуществляется по двум признакам: делают разных видов закупки в рамках одного кода экономической классификации и определения территории, на которой осуществляется закупка (зональная маркировка).

Наиболее характерный пример разбиения на лоты - осуществление тендеров в области капитальных вложений. При этом отдельным тендером определяется генеральный подрядчик, отдельными тендерами - субподрядчики из специализированных работ, например, электромонтажные работы в Москве и в других городах, сантехнические, другие работы, требующие определенных лицензий. Это повышает уровень выполнения работ и облегчает контроль за расходами.

При группировке товаров в лоты следует помнить об искушении занижения порога закупок, чтобы избежать процедур открытых тендеров. В Положении о тендерном комитете необходимо указать, что разбиение на лоты не означает изменение способа осуществления закупок.

Дополнительные рекомендации по организации закупок:

o ответственным за разработку документации должен быть один орган, например, отдел экономики;

o право подписания договора должно принадлежать главному распорядителю средств, поскольку только он имеет соответствующие бюджетные полномочия;

o соблюдение законодательно определенных ограничений для обеспечения исполнения договора (не может превышать 15% сметы при осуществлении закупки товаров и услуг и 5% в случае закупки работ);

o необходимость регулярного отслеживания ценовой информации;

o учет индекса инфляции для оставшейся части стоимости работ.
Сравнительный анализ осуществления закупок

После расходов на оплату труда следующей большой статьей в муниципальных расходах является приобретение запасов и оборудования. С точки зрения финансового менеджмента приобретение является вспомогательной функцией - поддержка функций, связанных с предоставлением отраслевых и прямых услуг управлениями городских органов власти. Что касается организационного размещения, то в большинстве стран - членов ОЭСР отдел закупок подотчетен руководителю исполнительного органа или мэру. Задачей отдела закупок является обслуживание линейных подразделений, однако он не подотчетен руководителям линейных подразделений. Такая структура двойных полномочий может привести непонимание и напряжение отношений между линейными подразделениями и городской администрацией. Поскольку эти средства, как правило, составляют значительную долю бюджета, вопросы учета и контроля с целью уменьшения потенциальных возможностей коррупции приобретают особое значение. Поэтому чрезвычайно важно осуществлять мониторинг покупательских операций как элемент выполнения.

Для обеспечения эффективного управленческого контроля система закупок должна включать три компонента:

1) централизованные полномочия;

2) эффективный порядок осуществления закупок;

3) эффективные процедуры учета запасов.

Централизованные функции. Функция местных закупок должна быть централизованной и осуществляться одним должностным лицом. Полномочия такого лица предусматривают:

1) осуществление закупок всеми подразделениями в соответствии с установленными правилами;

2) учет всех поставленных материалов;

3) контроль или заведование центральными складскими помещениями;

4) ведение учета ценовых предложений относительно часто осуществляемых закупок;

5) ведение учета других данных, которые помогают осуществлять закупки по наиболее выгодным ценам. Централизованное проведение закупок обеспечивает полный бухгалтерский контроль и подготовку точных финансовых отчетов. При надлежащей организации оно должно сделать возможным проведение оптовых закупок со скидками через большие объемы закупок. Нецентрализованные закупки осуществляются в случаях приобретения услуг (например, консультаций), а не товаров, а также приобретение в характерных областях, таких как здравоохранение и высшее образование.

Поскольку операции по приобретению включают дебиторскую и кредиторскую задолженность, которые могут отличаться от денежных расходов, важно, чтобы органы местной власти публиковали финансовые отчеты по общему фонду (в которых отображаются покупки) на основе модифицированного метода начислений. Следует вести учет всех покупных заказов, счетов и платежных документов по каждой операции, поскольку они могут отличаться. Например, заказанные товары могут быть частично повреждены, следовательно, заказчик может от них отказаться или не заплатить. Отсутствие аналитического учета закупок на бюджетных счетах приведет к сокрытию возможных будущих заказов и фискального дисбаланса. Все покупательские заказы и соглашения являются условными будущими заказами (также называемые обязательствам) и должны учитываться как в главной книге назначений, так и в книге программ / проектов каждого управления. Это обеспечивает постоянный учет имеющихся остатков, включая закупки в рамках системы бюджетного учета. Так, готовя покупательский заказ, местный агент по закупкам должен иметь возможность проверить годовой бюджет, в котором фиксируются неоплаченные заказы, и убедиться в наличии средств для закупки.

Процедуры закупок. Как уже говорилось выше, процедуры местных закупок должны определять условия участия в тендере: как определять участников тендера, готовить список участников и как покупать предметы снабжения, не требующие проведения тендера (приобретение от одного поставщика). В частности, органы местной власти придерживаются относительно стандартного цикла осуществления закупок в течение бюджетного года. Большинство стран - членов ОЭСР придерживаются "ваучерной системы" закупки. Согласно этой системе, поставщикам разрешается предоставлять подразделениям власти материалы только на основании утвержденных закупочных заказов. Формально этот процесс предполагает 8 этапов:

1) управление определяет потребность и подает заказ специалисту по закупкам;

2) специалист по закупкам готовит ваучер и закупочный заказ. Ваучер является частью формы заказа и представляет собой заявление на предметы снабжения. В этих документах указываются количество, тип и цена за единицу предметов снабжения;

3) специалист по финансам решает, достаточно ли имеющихся средств в бюджете управления на оплату закупки. Это пример того, как бухгалтерский персонал применяет систему внутреннего контроля для обеспечения оперативной эффективности;

4) утвержденный закупочный заказ передается поставщику;

5) поставщик передает предметы снабжения управлению;

6) управление информирует финансовое управление о получении предметов и представляет отчет о получении. Отчет может подаваться в форме упаковочной ведомости или копии закупочного заказа. В нем указывается сумма, состояние предметов снабжения и наличие каких-либо проблем;

7) поставщик присылает счет на оплату финансисту;

8) финансист проверяет счет-фактуру и ваучер на соответствие данным отчета и заказа и составляет график выплат поставщику.

Процедуры инвентаризации. Органы местной власти, как правило, инвентаризируют все движимое и недвижимое имущество. Помимо инвентаризации оборудования и помещений (основные фонды), органы средних и крупных городов инвентаризируют предметы снабжения общего пользования. Система инвентарного контроля должна быть централизованной в целях экономии за счет расширения зоны обслуживания.
Счет инвентарного контроля должна вестись в одном фонде, желательно в общем. Другие фонды будут привлекаться в случае вопросов, которые возникают по ходу. Бюджетное назначение, как правило, включается в фонд на покрытие только ожидаемых повышений на инвентарном счете за год. Закупки на пополнение запасов осуществляются из общих бюджетных назначений. Финансовое управление должно проверить наличие бюджетных средств, как это делается для обычных закупочных операций. Итак, управление осуществляют эффективные закупки в центральных магазинах и дебетуют свои росписи для покрытия предметов снабжения.

Для эффективного инвентарного контроля в органах местной власти применяются следующие процедуры:

1. Постоянныая инвентарная ведомость. Эта форма используется для обеспечения наличия необходимого количества и наблюдения за движением полученных и распределенных или использованных предметов снабжения. Для каждой единицы готовится учетная карточка, которая хранится в складском помещении. Нормальный минимум и максимум необходимого количества вместе со сроками необходимой закупки вносятся в этой форме. Важной частью инвентаризации является определение изменений в стоимости за единицу. При получении новых поставок пересчитывать стоимость за единицу. Для этого имеющееся количество умножается (к получению) на старую стоимость за единицу, чтобы определить стоимость имеющегося запаса. Добавляется стоимость полученного количества в новой поставке, чтобы определить общую стоимость, и делится на сумму остатка после получения, чтобы определить новую стоимость за единицу.

2. Контроль и повторный заказ материалов. Такая процедура предотвращает образование избыточных запасов или их недостатка. Учетная карточка каждого предмета, остаток которых находится на уровне или ниже минимума, обозначается красным. Что же касается предметов, которые требуют повторного заказа, то используются те же формы заявки, которые использовались в начале обычного закупочного цикла.

3. Получение материалов. Эта процедура, как правило, применяется органами местной власти для возобновления постоянных запасов при получении предметов снабжения. После проверки количества и качества заказа эта информация вносится в отчет о получении. Первичный отчет о получении после подписания поступает в бухгалтерский отдел, а его копия передается специалисту по закупкам.

4. Предоставление материалов. Управление используют эту форму для запроса материалов в магазинах.

5. Физическая инвентаризация материалов. Местные органы власти, как правило, осуществляют физическую инвентаризацию имеющихся материалов на конец каждого финансового года. После физической инвентаризации контрольные записи должны быть уточнены в соответствии с остатков, определенных путем физической инвентаризации. Форма должна заполняться и подписываться работниками отделов запасов и передаваться в бухгалтерского отдела.

6. Учет материалов и поставок. К каждой операции работники складских помещений готовят запись в журнале по каждому фонду и счету (например, счет управления), по которым выдавались материалы. В то же время работники складских помещений кредитуют счет выдачи запасов на чистую сумму всех выдач. Состав эффективно продает предметы снабжения управлением. Эти процедуры позволяют бухгалтерском отдела контролировать операции с запасами, а бюджетному управлению следить за тем, чтобы на приобретенные материалы не тратились неоправданно большие суммы.



Комментарии

Еще никто не оставлял комментариев к данному материалу.

Добавить комментарий



Похожие статьи

  • Особенности фотосъемки различных объектов Особенности фотосъемки различных объектов
    В нашем современном мире качество фотографий имеет далеко не последнюю роль в любом контенте. С момента возникновения первых фотоаппаратов, фотография стала усовершенствоваться как искусство. Ни для кого не является секретом, что фотоснимок способен запечатлеть и передать атмосферу события, настроения определенного момента в жизни человечества, который уже никогда не повторится ни при каких обстоятельствах.
  • Яндекс планирует привлекать фрилансеров для осуществления работы с кампаниями в Директе своих собственных клиентов Яндекс планирует привлекать фрилансеров для осуществления работы с кампаниями в Директе своих собственных клиентов
    Для того чтобы в самое ближайшее время фрилансеры могли работать с рекламными кампаниями сторонних клиентов в сервисе Директ, прямо сейчас заканчивается этап тестирования. Чтобы российский Яндекс обратился за помощью к фрилансеру, необходимо быть опытным специалистом в двух сферах: "Веб-аналитика и метрика", а также Директ, контекстная реклама.
  • Бот-переводчик закупок на B2B-Center привлечет иностранных поставщиков Бот-переводчик закупок на B2B-Center привлечет иностранных поставщиков
    B2B-Center внедрил машинный перевод на английский язык всех закупок, проходящих на электронной торговой площадке. Бот-переводчик работает на платформе SmartCAT.
  • В Британии запустили programmatic-плафторму для закупок наружной рекламы В Британии запустили programmatic-плафторму для закупок наружной рекламы
    Британское агентство Kinetic, специализирующееся на наружной рекламе, запустило програматик-платформу для автоматической закупки outdoor-инвентаря.
  • Исследование: молодежь ожидает появления совершенно новых типов СМИ Исследование: молодежь ожидает появления совершенно новых типов СМИ
    Результаты исследования «Взгляд поколений: будущее медиа, лидерства и коммуникаций»
  • PepsiCo ликвидирует глобальный отдел маркетинга и закупок PepsiCo ликвидирует глобальный отдел маркетинга и закупок

    Компания PepsiCo отказалась от работы глобального отдела маркетинга и закупок. Его обязанности планируется переложить на отдельные бренды

  • Краткий обзор существующих сегодня типов сайтов Краткий обзор существующих сегодня типов сайтов
    Сегодня все больше организаций и частных лиц задумываются о том, чтобы зарекомендовать себя тем или иным образом в глобальной сети. Однако прежде чем погружаться с головой в техническую сторону вопроса и усиленно изучать первый попавшийся учебник по seo стоит разобраться с самым основным. С тем какие существуют типы веб-ресурсов вообще.
  • МАРКЕТИНГОВЫЕ СТРАТЕГИИ ЦЕНООБРАЗОВАНИЯ И ОСОБЕННОСТИ ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В РАЗЛИЧНЫХ СФЕРАХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ МАРКЕТИНГОВЫЕ СТРАТЕГИИ ЦЕНООБРАЗОВАНИЯ И ОСОБЕННОСТИ ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В РАЗЛИЧНЫХ СФЕРАХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
    Сущность маркетинговых стратегий и их классификация по различным признакам. Одной из важнейших частей общей политики ценообразования является разработка и внедрение стратегий ценообразования. В общем виде - это конкретно разработаны мероприятия по установлению и мониторинга по цене конкретного изделия на конкретное время на конкретном предприятии или производстве.
  • 7 отрицательных типов PR-менеджеров и один - хороший 7 отрицательных типов PR-менеджеров и один - хороший
    Найти классного пиарщика   проблема. Причем, проблема двусторонняя: и руководители не всегда знают, чего требовать от PR-специалиста, и сотрудник часто оказывается, мягко говоря, неподготовленным. Мы же хотим помочь нашим читателям не ошибиться в выборе, поэтому представляем галерею типов неэффективных пиарщиков   тех, кто подрывает имидж компаний. А для контраста мы набросали портрет идеального PR-менеджера   того, кто вам нужен. 
  • Специфика осуществления PR-деятельности в сфере фитнес-услуг Специфика осуществления PR-деятельности в сфере фитнес-услуг
    Фитнесу уже более 20 лет, и с каждым годом число его поклонников увеличивается. Для России развитие фитнес индустрии дело достаточно новое. В 90-х годах в России появился новый класс состоятельных людей, которых не удивляла мысль о том, что здоровье и презентабельная внешность стоят денег. В формировании этого мнения, ответственность отчасти лежит на рекламе фитнес клуба.