Что включает в себя услуга архивного хранения документов?

24 июля 2018 г.
Что включает в себя услуга архивного хранения документов?
архив

Когда в результате деятельности организации образуется большое количество документов, перед руководством неизбежно встает вопрос: что с ними делать дальше? Ведь они требуют все больших площадей для хранения, а в некоторых случаях в этом массиве становится невозможно что-либо найти, потому что он не упорядочен. На помощь придет услуга архивного хранения на этом сайте. Давайте разберемся, что в нее входит.

Во-первых, все документы будут специальным образом подготовлены к хранению, даже если до этого они хранились россыпью. Специалисты разберут все документы, систематизируют их. На этом этапе дополнительно можно выделить на уничтожение те бумаги, срок хранения которых истек и они больше не нужны. Чтобы их не хранить, необходимо профессиональное уничтожение документов (на промышленном шредере, путем сжигания или химической обработки).

Всю оставшуюся документацию необходимо систематизировать, сшить в дела и промаркировать, чтобы в дальнейшем легко организовать поиск по документам. В обязательном порядке составляется опись дел: так вы точно будете знать, какие ваши бумаги отправились в хранилище. Разобранные папки с делами упаковывают в короба и отправляют в специализированное хранилище.

Многие компании переживают: как же так, наши бумаги будут храниться на крупном складе вместе с документацией других компаний, к ним может получить доступ кто угодно! Спешим вас успокоить, что это не так. Во-первых, все бумаги упакованы в совершенно одинаковые короба, и найти среди них ваши без специальной системы поиска очень трудно. Во-вторых, архивные хранилища сегодня отвечают всем современным требованиям безопасности, доступ к бумагам есть только у авторизованных лиц. В третьих, сотрудники архивной компании также в ответе за сохранение коммерческой тайны. Кроме того, при хранении бумаг на специализированном складе вы защищены от риска утратить их, например, в случае кражи, пожара или затопления, а значит, и со связанных с этим дальнейших проблем с проверяющими органами.

При необходимости вы можете затребовать любой документ из хранения, и он будет предоставлен вам в кратчайшие сроки.

Конечно же, за хранение документов вам придется дополнительно платить деньги. Но это того стоит, ведь вам не придется нанимать нового сотрудника для обработки бумаг или нагружать старых дополнительными обязанностями, а освободившиеся площади вы сможете использовать для чего-то другого – например, для развития вашего бизнеса!



Комментарии

Еще никто не оставлял комментариев к данному материалу.

Добавить комментарий



Похожие статьи


Доска объявлений Ктова.ру