Первые шаги в новой системе документооборота

19 апреля 2012 г.
После того как был внедрен в систему организации интранет, необходимо его запускать в работу. Тут многое зависит от заинтересованности ваших сотрудников в использовании новой системы, регулирующей делопроизводство. Становится очевидным, что без искреннего интереса работников к этапу модификации процессов новый документооборот сойдет на нет. Что же тогда делать?

Именно из-за вышеуказанной проблемы предлагаю поговорить на данную тему. Эффективность использования корпоративного портала волнует каждого руководителя компании, который внедряет его в процесс производства. Также эта статья будет интересна менеджерам по персоналу и внутренним пиарщикам организации. Не мудрено, ведь они головой отвечают за коммуникацию внутри коллектива компании. Самым опробованным средством оповещения о введении в эксплуатацию интранета является внутренняя рассылка писем по электронным адресам сотрудников. В основном у многих компаний этим занимаются внутренние пиарщики или служба управления персоналом. Так что же писать в этих письмах? Да и вообще, как оно должно быть составлено? Во-первых, необходимо указать самое главное - вводится новая система организации делопроизводства. Об этом следует оповестить сотрудников до ее внедрения, ибо им нужно подготовиться к изменениям. После начала работы интранета надо еще раз уведомить работников. Однако теперь уже пишем о начале работы корпоративного портала. Здесь необходимо указать все его преимущества. Указываем основные возможности, которых не было у прошлой системы. Например, сотрудникам может понравится поиск документов или людей, которые работают вместе с ними в одной компании. Необходимо по возможности указать список самых популярных разделов с информацией о них. Обычно это даты дней рождения работников, структура фирмы и доска почета. Полезным будет рассказать сотрудникам о том как полезен электронный документооборот. Ведь им необходимо время на адаптацию к новой рабочей системе. Ведь здесь меняется многое. Например, принцип поиска и размещения документов, новые функции системы. Однако не стоит исключать, что у какого-либо сотрудника появятся уточняющие вопросы по функционированию корпоративного портала. Кроме этого, могут возникнуть сложности при эксплуатации интранета. Здесь необходимо указать координаты администратора системы (если такой, конечно же, имеется) или же данные для связи с самыми опытными пользователями нововведенной системы. В итоге правильно составленное письмо поможет сотруднику четко понять, зачем ему в работе интранет, какими полезными функциями он располагает, какие разделы системы ему понадобятся. Стараемся заинтересовать их новым более удобным сервисом. Кроме этого, не забываем указывать координаты людей, к которым необходимо обращаться при возникновении любых вопросов по эксплуатация корпоративной системы.


Комментарии

Еще никто не оставлял комментариев к данному материалу.

Добавить комментарий



Похожие статьи

  • Гиги за шаги: идем дальше Гиги за шаги: идем дальше
    ПАО «ВымпелКом» (бренд Билайн) объявляет о продлении акции «Гиги за шаги» и расширении ее действия. Теперь менять количество пройденных шагов на дополнительный интернет-трафик смогут и абоненты конвергентных тарифов «Всё в одном». Срок действия акции продлен до 31 января 2019 года.
  • Автоматизация документооборота: секреты грамотного выбора системы Автоматизация документооборота: секреты грамотного выбора системы

    Любая автоматизация документооборота, всех уровней сложности и масштабности, характеризуется целым рядом параметров, которые непременно стоит учесть, определяясь с ее выбором. Они, несомненно, опираются на жесткие реальные требования каждого предприятия, его ожиданий от подобной внедренческой работы.

  • Первые шаги в поисковой оптимизации Первые шаги в поисковой оптимизации
    Если ваша главная цель добиться высших позиций в выбранной области, то хорошенько следует подумать. Сейчас поисковики применяют сложные алгоритмы, учитывающие множество всевозможных моментов и маловероятно добиться больших результатов на самом начальном этапе. Вам нужно ждать и возможно, что крайне долго. Вы к этакому готовы?
  • Первые шаги маркетингового топа в новой компании Первые шаги маркетингового топа в новой компании
    В данной статье вам будет предложена простая схема действия для новичка-управленца. С её помощью можно легко спланировать свою работу.1. Узнайте обо всех нюансах заранееИнформацию о «подводных камнях» компании лучше узнать заранее. Конечно, это получается далеко не всегда, и познавать все трудности приходится в процессе работы. Трудности могут быть разного характера: начиная от «неприкасаемых» сотрудников (родственников топ-менеджеров) до отсутствия информации, о которой вы в принципе должны быть осведомлены. Также товар, который продает ваша компания, может оказаться совсем не уникальным, а даже некачественным.
  • Яндекс о новой системе оценки рекламных агентств Яндекс о новой системе оценки рекламных агентств
    Яндекс.Директ представил новую систему оценки показателей работы партнеров и измененный в соответствии с ней процесс сертификации рекламных агентств.
  • Первые шаги в создании контекстной рекламы Первые шаги в создании контекстной рекламы
    В самом начале знакомства и освоения такого направления в интернет маркетинге, как контекстная реклама, возникает масса разнообразных вопросов, которые мешают новичкам полноценно подойти к процессу создания и запуска (с последующим анализом) своего первого рекламного аккаунта. В глобальной сети на сегодняшний день размещено немало обучающих статей, в которых доступно для каждого раскрыты самые важные принципы функционирования контекстной рекламы.
  • Раскрутка сайта: первые шаги Раскрутка сайта: первые шаги

    Кто не задумывался об идее создать свой сайт, который принесёт колоссальную прибыль и при этом не будет требовать обслуживания? Но не всё так просто, как кажется на первый взгляд.

  • Системы электронного документооборота в электронной торговле Системы электронного документооборота в электронной торговле
    В течение последних 10-ти лет электронный документооборот занял значительное место в разных сферах деятельности: концепция использования электронных файлов для хранения и обмена данными, электронная отчетность, электронная коммерция широко используются для взаимодействия между физическими и юридическими лицами.
  • Первые шаги при ликвидации предприятий Первые шаги при ликвидации предприятий
    Сразу оговорим, что речь пойдет о вопросах, связанных с ликвидацией юридических лиц. К тому же заметим, что процедура ликвидации юридических лиц различных организационно-правовых форм, за исключением некоторых особенностей, почти одинакова.
  • Скидки съедают прибыль, или Первые шаги по внедрению программы лояльности Скидки съедают прибыль, или Первые шаги по внедрению программы лояльности
    Большинством читателей данной статьи на текущий момент создание собственной программы лояльности либо является уже решенным вопросом, либо воспринимается как некая очередная сезонная маркетинговая «фишка». Ограниченная форматом статьи, я не смогу дать ответы на все вопросы, но, основываясь на собственном опыте, попробую помочь читателям сформировать конкретное практическое представление о тех масштабных изменения в управлении бизнесом, которых потребует внедрение собственной программы лояльности.

Доска объявлений Ктова.ру