Правила эффективной организации рабочего дня

11 сентября 2017 г.
Правила эффективной организации рабочего дня
Для результативности профессиональной деятельности важное значение имеет рациональная (с точки зрения расхода времени) организация трудового дня менеджера. Организационные принципы эффективного распорядка дня можно разделить на три группы: правила начала дня, основной его части и правила завершения рабочего дня. В каждой из них можно выделить ключевые рекомендации.

Правила начала рабочего дня

Начинайте день с позитивным настроением. Каждый день задавайте себе вопрос: как этот день может приблизить меня к моим целям? Подумайте: с кем сегодня необходимо встретиться? какие трудности и проблемы может «уготовить» этот день; как их преодолеть?
Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
Пересмотрите свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочность задач, и внесите коррективы.
Начинайте работу с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных, поскольку в течение дня вы будете настолько заняты текущими делами и разными отвлечениями, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.
Согласовывайте план дня, сроки и приоритеты с секретарем или коллегами, сделайте их своими партнером в создании оптимальных условий для работы.

Правила основной части дня

Не отвлекайтесь на решение внезапно возникших неотложных проблем. В каждой организации возникают непредвиденные ситуации, однако отвлечение на них приводит к тому, что на некоторое время откладываются запланированные важные задачи и как следствие — дополнительные затраты времени и средств.
Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо, подумайте, не помешает ли это вашей текущей работе. Если же при выполнении задачи у вас появилась интересная идея или важная информация, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.
Делайте регулярно (после часа работы) короткие паузы (не более 10 мин). Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха.
Объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Благодаря непрерывности процесса экономится время.
Старайтесь начатое дело доводить до конца. На отвлечение от основного дела тратится немало времени, поскольку при возвращении к нему приходится вновь повторять уже проделанное однажды.
Используйте незапланированные промежутки времени, а также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.
Работайте антициклично. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т. е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея.
Зарезервируйте для выполнения важных дел один спокойный, или закрытый час, в течение которого вам никто не может помешать.
Установите время для себя (примерно час), занесите его в свой план дня и используйте для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения квалификации. Отгородите себя на это время от внешнего мира.
Контролируйте время и планы, а также многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения их выполнения, установления новых приоритетов и т. п.

Правила завершения рабочего дня

Контролируйте результаты работы, т. е. сравнивайте намеченное в плане дня с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.
Составляйте план на следующий день накануне вечером, пользуясь дневником времени.
Отправляйтесь домой с хорошим настроением. Для формирования позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и какую ценность имеет каждый день.

Работоспособность каждого менеджера находится в зависимости от целого ряда факторов. В них можно выделить следующие закономерности:

к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
пик работоспособности приходится на первую половину дня;
после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности.

Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной.

Кроме того, следует учитывать естественные фазы биоритмов организма. Учение о биоритмах основано на том, что физические, психические и интеллектуальные состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е. существуют регулярные фазы активности и расслабления. В течение суток биоритмы каждые два часа (10-12 раз в день) замедляются: организм периодически отдыхает. Период бездействия (отдыха) — это смена рабочего режима, которая способствует нормальному функционированию организма. Если этого не учитывать, то перегрузки неизбежны.

Важным фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является сосредоточение внимания на самом важном и существенном. Работу можно значительно улучшить, если все свои задачи сначала ставить под вопросы, которые помогут избежать ненужных дел в течение рабочего дня. Для этого, прежде всего, следует задать себе следующие вопросы:

Зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Доверяйте своим сотрудникам и в большей степени используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и сотрудниками.
Почему именно теперь? Этот вопрос убережет вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения дела не потерять слишком много времени. Устанавливая сроки, старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и находите новые, творческие и рациональные способы исполнения своих дел.

Другой функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому определяется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Контроль выполняет три задачи:

осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?
корректировку установленных отклонений.

Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой контроль).

Для осуществления контроля рекомендуется регулярно проверять свои планы и организацию труда, постоянно задавать себе следующие вопросы:

Действительно ли я решаю необходимые задачи?
Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?
Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время?
Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?
Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?
Веду ли я борьбу с помехами и «поглотителями времени»?

Необходим также анализ деятельности и времени, который предполагает сравнение фактического использования времени в течение дня и недели с запланированным. Для этого выделяется определенный период (день или неделя), фиксируются вся выполняемая в течение этого периода работа и затраченное время. Далее каждый вид деятельности анализируется с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:

Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?
Что произойдет, если эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

Если ничего не произойдет или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.

Затем нужно попытаться определить фактическую временную нагрузку, а также сколько времени может быть сэкономлено, какие меры по экономии времени необходимо предпринять, как можно использовать сэкономленное время.

Контроль результатов труда с точки зрения достижения цели должен производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль). Необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:

Какие результаты были достигнуты?
Что осталось не сделанным и почему?
Где было потеряно время?
Какие можно сделать выводы для планирования следующего периода?

Таким образом, рационализация личной работы позволяет повысить эффективность вашей деятельности и создаст предпосылки для успешного руководства.


 Автор: Bлaдимиp Иннокентьевич Haбoкoв, доктор экономических наук, профессор, декан торгово-экономического факультета Уральского государственного экономического университета (УрГЭУ).

 




Комментарии

Еще никто не оставлял комментариев к данному материалу.

Добавить комментарий



Похожие статьи

  • Разработка эффективной стратегии маркетинга Разработка эффективной стратегии маркетинга
    Разработка маркетинговой стратегии позволяет заложить основы для долгосрочного успеха бизнеса. С ее помощью можно достаточно четко определить стратегические направления для развития бизнеса, товаров или услуг. Стратегия маркетинга помогает определить перспективы бизнеса, отдельных его товаров или услуг, найти точки качественного роста.
  • Яркие вывески – залог эффективной работы Яркие вывески – залог эффективной работы
    Для того, чтобы продвигать свой товар, необходимо провести качественную рекламную кампанию. Однако не всегда этого достаточно. Виды рекламы могут быть самыми различными, одни работают непосредственно на слуховое восприятие потенциального клиента, а другие на визуальное.
  • Как повысить продуктивность с помощью программы учёта рабочего времени Как повысить продуктивность с помощью программы учёта рабочего времени
    Отслеживание продуктивности персонала – задача не из легких. Когда работа ведется за компьютерами, работодатель должен постоянно следить за тем, чем занимаются его подчиненные. К сожалению, это возможно лишь когда в компании 5-10 человек.
  • Печать на футболках - способ самовыражения и эффективной рекламы Печать на футболках - способ самовыражения и эффективной рекламы
    Различные изображения на футболках могут характеризовать и настроение человека, и его отношение к миру, увлечения, хобби, круг друзей и наличие чувства юмора. Конечно же, можно и попробовать выбрать футболку с рисунком, забавным слоганом на прилавках магазинов и через сеть интернет, но самыми оригинальными и удивительными становятся футболки с собственным текстом.
  • Правила эффективной email рассылки Правила эффективной email рассылки
    Email рассылка является неотъемлемой частью интернет-маркетинга. Главная проблема заключается в том, что многие компании не могут грамотно организовать рассылку, и как итог: большинство пользователей воспринимает рассылку как спам.
  • Как раздачу листовок сделать максимально эффективной? Как раздачу листовок сделать максимально эффективной?
    Как сделать так, чтобы эффект от промо-акции на которой раздается 100,000 листовок был равен промо-акции с 1,000,000 листовок?
  • Запустился сервис для рабочего обсуждения дизайна Запустился сервис для рабочего обсуждения дизайна

    В начале февраля запустился сервис для совместного обсуждения дизайн-проектов Wake.

  • Правила эффективной рекламы Правила эффективной рекламы
    В наш информационный век реклама уже не является чем-то особенным. Если раньше сам факт ее наличия вызывал интерес, то сейчас она больше раздражает, чем привлекает людей. Но, несмотря на весь этот негатив, любому бизнесу необходимо заявлять о своих товарах и услугах. И здесь снова ответом будет реклама!
  • Стратегия эффективной организации Стратегия эффективной организации
    тратегия — это планирование действий, которые нужно предпринять, чтобы добиться желаемого результата. Выбор стратегии можно сравнить с выбором дороги. Смена дороги возможна только в особых точках — перекрестках. Ошибочный выбор дороги, ведущей не в том направлении, невозможно исправить никакими тактическими средствами: ни полосой, ни скоростью движения. Стратегия отвечает на вопрос «Как получить желаемое?», причем при ограниченных ресурсах — минимальных затратах денег, времени и сил.
  • Правила эффективной рекламы на щитах наружной рекламы Правила эффективной рекламы на щитах наружной рекламы

    Плакаты на щитах наружной рекламы обычно размещаются вдоль оживленных автотрасс и в местах скопления людей и напоминают потребителям о фирмах или товарах, которые они уже знают или указывают потенциальным покупателям на места, где они могут совершить нужные им покупки либо получить соответствующее обслуживание.

Приглашение на выставку рекламы и полиграфии RemaDays Киев